E se o seu negócio precisa considerar designá-lo em território europeu para estar em conformidade com a GDPR.
O Regulamento Europeu (EU) 2018/1725 (ou General Data Protection Regulation), de acordo com seu artigo 27, requer que seja indicado um representante em território europeu se a organização (controlador ou operador) não se encontra fisicamente na localidade, mas a GDPR é aplicada em razão de suas atividades.
No mesmo sentido, em 2018 o European Data Protection Board1 publicou nas “Guidelines 3/2018 on the extraterritorial scope of the GDPR”2 que os responsáveis pelo tratamento de dados pessoais e os subcontratantes sujeitos à GDPR nos termos do art. 3º, nº 2 são obrigados a designar representantes na União.
Desse modo, para garantir conformidade, caso o negócio não possui um local físico na União – como uma filial ou escritório, mas i) oferece bens e serviços dentro da EU ou ii) monitora o comportamento das pessoas que se encontram lá, talvez seja preciso indicar a figura para estar em conformidade com a GDPR e garantir a continuidade do negócio.
Isso porque haverá a aplicabilidade do Regulamento em razão dos atendimentos ao chamado “critério de direcionamento” (art. 3º, nº 2, alínea “b” da GDPR), que define sobre a aplicação de forma extraterritorial da Lei (quando ela deve ser aplicada para além das fronteiras da União Europeia).
Desse modo, o representante legal é um ponto de contato para os titulares e para as autoridades reguladoras dos Estados na União Europeia para assuntos relacionados ao Regulamento.
Ressalta-se que não há necessidade de informar as autoridades de controle sobre a referida nomeação, mas para que a empresa cumpra com o princípio da transparência, deve deixar as informações sobre a identificação do representante e forma de contato claras para quem tiver interesse.
Essas informações podem ser incluídas nas Políticas de Privacidade da empresa ou, até mesmo, quando a organização está realizando um contato inicial com os titulares de dados pessoais (por exemplo, no momento da coleta dos dados pessoais).
Ainda que sejam necessárias maiores regulações sobre esse assunto no âmbito europeu, o representante legal poderá ser uma pessoa física ou jurídica (podendo ser, por exemplo, um escritório de advocacia, uma consultoria, uma companhia privada), que deve ser nomeado de forma escrita (conforme Recital 803) com claras definições de termos no contrato de designação, ou seja, explicações sobre os direitos e deveres.
Ainda, para que seja possível garantir o melhor atendimento aos titulares e uma maior fluidez nas comunicações no país em que representa a organização, o representante deve saber se comunicar na língua do local.